ไอเดีย #17: ระบบออกใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี

ฟรีแลนซ์และบริษัทเล็กจำนวนมากยังออกใบเสนอราคาด้วยไฟล์ Word ที่ copy มาแก้ทีละใบ ผลคือเลขที่เอกสารกระโดดบ้าง ซ้ำบ้าง คำนวณ VAT ผิดไปหนึ่งสตางค์บ้าง พอถึงสิ้นเดือนนักบัญชีขอรายงานภาษีขาย ก็ต้องมานั่งไล่เปิดไฟล์ทีละใบ ระบบออกเอกสารตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงใบกำกับภาษี ที่รันเลขให้อัตโนมัติและออกเป็น PDF ได้ทันที เป็นสิ่งที่ SME ต้องการจริงและยอมจ่ายเงินให้

ใครจะใช้

• ฝ่ายขาย/เจ้าของกิจการ — ออกใบเสนอราคา แปลงเป็นใบแจ้งหนี้เมื่อลูกค้าตกลง
• ฝ่ายบัญชี — ออกใบกำกับภาษี บันทึกการรับชำระ และดึงรายงาน
• ลูกค้า — ได้รับไฟล์ PDF ทางอีเมลหรือ LINE

ฟีเจอร์ขั้นต่ำ (MVP)

• ข้อมูลบริษัทผู้ขายและลูกค้า: ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก และสาขา (สำนักงานใหญ่หรือเลขสาขา)
• ออกใบเสนอราคา แล้วแปลงเป็นใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีได้โดยไม่ต้องคีย์ใหม่
• รันเลขที่เอกสารอัตโนมัติแยกตามประเภทและปี เช่น QT2569-0001, INV2569-0001 ห้ามซ้ำและห้ามข้าม
• คำนวณยอดรวม ส่วนลด VAT 7% รองรับทั้งราคาแยก VAT และราคารวม VAT แล้ว
• แสดงจำนวนเงินเป็นตัวอักษรภาษาไทย เช่น "หนึ่งพันเจ็ดสิบบาทถ้วน"
• สร้าง PDF ที่ฟอนต์ไทยแสดงถูกต้อง พร้อมสถานะเอกสาร ร่าง/ออกแล้ว/ชำระแล้ว/ยกเลิก
• ยกเลิกเอกสารด้วยการเปลี่ยนสถานะ ไม่ลบทิ้ง

ต่อยอดได้อีก

• ใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้ อ้างอิงใบกำกับภาษีเดิม
• บันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ลูกค้าหักไว้ และแนบหนังสือรับรอง 50 ทวิ
• รายงานภาษีขายรายเดือนส่งออกเป็น Excel ให้นักบัญชี
• แนบ PromptPay QR ในใบแจ้งหนี้ และแจ้งเตือนเมื่อใกล้ครบกำหนดชำระ

โครงข้อมูลตั้งต้น

• customers — id, name, tax_id, branch_code, address, email
• documents — id, type (QT/INV/TAX), doc_no, doc_date, customer_id, ref_document_id, vat_mode, subtotal, discount, vat_amount, grand_total, status
• document_items — id, document_id, description, qty, unit_price, amount
• doc_sequences — type, year, last_no
• payments — id, document_id, paid_at, amount, method, wht_amount

ระดับความยาก และสิ่งที่จะได้เรียนรู้

ระดับ ปานกลาง ใช้ Yii2 หรือ Laravel + PostgreSQL/MySQL ร่วมกับไลบรารีสร้าง PDF ที่รองรับฟอนต์ไทย สิ่งที่จะได้เรียนรู้:

• การรันเลขเอกสารแบบปลอดภัยภายใต้ transaction
• การคำนวณเงินและปัดเศษสตางค์ให้ตรงทุกบรรทัด
• การสร้าง PDF ภาษาไทยที่สระและวรรณยุกต์ไม่ลอย
• การออกแบบเอกสารที่อ้างอิงต่อกันเป็นสายตั้งแต่ใบเสนอราคาถึงการรับชำระ

ข้อควรระวัง

• ถ้ากดออกเอกสารพร้อมกันสองคน อาจได้เลขซ้ำจาก race condition ควรล็อกแถวใน doc_sequences ด้วย SELECT ... FOR UPDATE
• ปัดเศษ VAT ต่อบรรทัดกับปัดที่ยอดรวมให้ผลต่างกันได้หนึ่งสตางค์ เลือกวิธีเดียวแล้วใช้ให้สม่ำเสมอ และใช้ DECIMAL เสมอ
• รายการที่ต้องมีในใบกำกับภาษีและการยกเลิกเอกสารมีระเบียบกำหนด ควรตรวจสอบกับนักบัญชีหรือระเบียบล่าสุดของกรมสรรพากรก่อนใช้งานจริง

ใครเคยทำระบบออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าบ้างครับ ใช้ไลบรารี PDF ตัวไหนแล้วภาษาไทยไม่เพี้ยน และเลือกปัดเศษ VAT แบบไหน ถ้าเป็นคุณจะต่อยอดไปทางใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ไหม มาแลกเปลี่ยนหรือโชว์งานในกระทู้นี้ได้เลย